Het borgen van duurzaamheid en ruimtelijke kwaliteit begint met een expliciete en concrete opdracht van het waterschap c.q. de opdrachtgever aan het project. Het belang van duurzaamheid en ruimtelijke kwaliteit ontstijgt de sfeer van vrijblijvendheid en invulling vanuit persoonlijke ambities. In een gestructureerde professionele aanpak horen concrete opdrachten die ingepast worden in de opdracht voor tijd, geld, kwaliteit en beheersing van risico’s. Bij verschillende dijkprojecten is gebleken dat een heldere interne opdracht vanuit het waterschap en een duidelijke verantwoordelijkheidsverdeling binnen het IPM-team succesfactoren zijn voor het behalen van duurzaamheidsdoelen en een goede ruimtelijke inpassing.
- Om duurzaamheid en ruimtelijke kwaliteit goed te borgen, is het van belang om binnen de IPM-rollen verantwoordelijken aan te wijzen. Deze verantwoordelijken hebben een duidelijke focus en kunnen voortdurend het project op koers houden. De verantwoordelijkheid kan verdeeld zijn over meerdere rollen, afhankelijk van de gestelde ambities en thema’s die belangrijk zijn. Ter ondersteuning van de verantwoordelijke IPM-rolhouders kan een adviseur ruimtelijke kwaliteit en een duurzaamheidsadviseur aangesteld worden. De inhuur hiervan gebeurt bij de stap ‘Organiseren van expertise’. O.a. hiermee wordt invulling gegeven aan de strategie Duurzaam Opdrachtgeverschap. Als er sprake is van een hoge mate van integraliteit namelijk een gebiedsontwikkeling, kan er voor gekozen worden om een rol toe te voegen aan het IPM-team: een integrator. De integrator zal, samen met de adviseur ruimtelijke kwaliteit en de duurzaamheidsadviseur, helpen vorm te geven aan het benodigde ontwerpproces waarbij vanaf het allereerste begin van het ontwerp de kansen benut worden om tot een ontwerp te komen waarin ruimtelijke kwaliteit en duurzaamheid optimaal zijn meegenomen.
- Bij het project kan een persoon met status (bijv. bestuurder of directielid) betrokken zijn, die de doelen en ambities duidelijk ondersteunt en betrokkenen bij het project enthousiast maakt. Een dergelijke ambassadeur is een succesfactor bij tal van projecten, ontwikkelingen en processen. In dit stadium van duurzaamheid (we staan aan het begin van een transitie naar een duurzame samenleving) zijn deze ambassadeurs met name van belang om de transitie te bevorderen en draagvlak te creëren.
- De ambities voor duurzaamheid en ruimtelijke kwaliteit uit de richtinggevende opdracht worden op maat gemaakt voor de Verkenning. Dit kan betekenen dat de ambities nog verder worden uitgewerkt, omdat de richtinggevende opdracht te abstract of te algemeen is en voor het project een concretere opdracht vereist is. Ook kan het, door de ontwikkelingen van plannen (tussen initiatiefase en start verkenning kan enige tijd verstrijken), nodig zijn om gestelde ambities en doelen uit de Initiatieffase te actualiseren. Op deze manier wordt gegarandeerd dat de keuzes binnen het project gebaseerd zijn op huidig beleid, technieken, op maat voor het project en ontwikkelingen in het gebied, etc. De uitwerking en actualisatie kan weer worden verwerkt in de opdracht voor het project en het plan van aanpak.
- De interne opdrachtvorming wordt vervolgens afgerond door de gemaakte stappen vast te leggen in de uiteindelijke opdracht voor het project en de verkenningsfase. Deze opdracht uit zich in termen van geld, kwaliteit, tijd, scope en risico’s. Het project c.q. de projectmanager stuurt hierop en legt hier verantwoording over af. Om duurzaamheid een goede positie te geven in het project is het van belang dat de ambities worden vastgesteld en onderdeel worden de voortgangsbewaking door prestatie-indicatoren te benoemen. Het vastgestelde integraliteitsniveau (inpassing, meervoudige inrichting of gebiedsontwikkeling) van het project bepaalt welke producten er moet worden opgesteld en dus worden opgenomen in de opdracht voor de Verkenning (integrale visie, meervoudig inrichtingsplan of ruimtelijke kwaliteitskader). Ook de manier waarop betrokkenheid van de omgevingspartijen georganiseerd wordt, is afhankelijk van het integraliteitsniveau.