Het borgen van duurzaamheid en ruimtelijke kwaliteit begint met een expliciet en concrete opdracht van het waterschap aan de opdrachtnemer. In een gestructureerde professionele aanpak wordt duurzaamheid en ruimtelijke kwaliteit verweven in de aanbestedingsleidraad, aan de hand van tijd, geld en beheersing van risico’s.
- Het project kent een geschiedenis uit de Initiatief-, Verkenning en deels Planuitwerking; er is veel context, er zijn keuzes gemaakt, welke afwegingen waren cruciaal, hoe ziet de samenhang eruit. Om duurzaamheid en ruimtelijke kwaliteit goed in te vullen is inzicht in de historie van het project nodig. Daarnaast is het belangrijk om de visie, missie op samenwerken, houding en gedrag ten aanzien van duurzaamheid en ruimtelijke kwaliteit in de leidraad en het contract te schetsen. Dit helpt om de marktpartijen het project te laten doorgronden en met een zo passend mogelijke aanbieding te komen.
- Duurzaamheidsdoelen worden, wanneer mogelijk, omgezet in eisen. Een deel kan ook in wensen worden vertaald. Het gaat hierbij om doelen om te zetten in: - Voorschriften: functionele en product specifieke eisen (VSE) en proceseisen (VSP) - Of: wensen die stimuleren of uitnodigen, in de vorm van BPKV-criteria. Daarin worden duidelijke keuzes gemaakt en wordt gezorgd voor een goede focus. In de praktijk wordt vaak een te grote of te vage vraag gesteld aan de markt. Daarom is het belangrijk om helder te maken waar de project specifieke focus ligt.
- Er is ruimte nodig voor optimalisaties en verbeteringen vanuit de markt. Om dat te bereiken dient niet alles vast te liggen in voorschriften (functionele en product specifieke dan wel proceseisen). Als door nieuwe inzichten of innovaties, meer mogelijk is om de duurzaamheidsdoelen te behalen, kan worden overwogen om dit te belonen met bonussen tijdens de Realisatie.
- Door de duurzaamheidsdoelen te vertalen naar eisen wordt het helder wat er verwacht wordt. Daarbij behoren de verschillende duurzaamheidseisen met elkaar samen te hangen: ze kunnen elkaar overlappen maar ook botsen. Beide dienen in een aanbesteding te worden voorkomen. De adviseur ruimtelijke kwaliteit en de duurzaamheidsadviseur kunnen aangeven op welke wijze hiermee omgegaan kan worden in de aanbestedingsleidraad.
- Met de gunningscriteria wordt écht onderscheid door aanbieders gemaakt. In deze criteria zit de uitdaging en keuzevrijheid voor aannemers om onderscheidend te zijn. Daarbij is het wenselijk om dit onderscheid op kwantitatieve manier te maken. Afhankelijk van de fase waarin het ontwerp is, kan dit in de aanbesteding in meer of mindere mate. Hierbij wordt ook duidelijk gemaakt wat de beoordelingsmethode en het gunningsvoordeel zijn.
- Door duurzaamheid en ruimtelijke kwaliteit onderdeel van de contracttoetsing te laten zijn, is het onderdeel van de overall contracttoetsing en krijgt het daarmee continu aandacht tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. In het monitoringsplan dient te worden vastgelegd hoe de opdrachtnemer voornemens is om duurzaamheid aantoonbaar te gaan maken en ruimtelijke kwaliteit wordt geborgd: wat is scope, frequentie, welk bewijsmateriaal, welke monitoringsdata. Voor het borgen van duurzaamheid en ruimtelijke kwaliteit kun je ook overwegen om een kwaliteitsteam (Q-team) in te stellen.
- Nieuwe ideeën en oplossingen ontstaan vaak waar verschillende werelden elkaar ontmoeten. Daarom is het van belang om in de project specifieke situatie vast te stellen welke stakeholders en leveranciers wellicht een interessante combinatie kunnen vormen om tot innovatie te komen.
- Niet alleen de opdrachtnemer, maar ook alle onderaannemers en leveranciers dienen zich bewust te zijn van de doelen op duurzaamheid en ruimtelijke kwaliteit. Daarvoor vindt sturing plaats op bijv. materialen met een zo laag mogelijke MKI, materialen van dichtbij en het benutten van kansen om zo duurzaam mogelijk te werken.